Чтобы торговать маркированными товарами, сначала нужно подписать документы от поставщика. Поставщик отправляет их вам в электронном виде, когда отгружает товар. Рассказываем, как работать с документами в личном кабинете Эвотора.
Минимальные требования
Установите приложение «ЭДО» или настройте рабочее место для работы с маркировкой.
Как установить приложение
Как начать работу в системе маркировки
В этой статье:
Как работать с УПД
В системе маркировки используется универсальный передаточный документ (УПД). Он заменянет товарную накладную и счёт-фактуру. По УПД бухгалтер рассчитает налоги — НДС или налог по упрощёнке — а вы посчитаете количество товара и примете поставку на баланс в товароучётке. Так УПД упрощает документооборот.
УПД формирует и отправляет вам поставщик, когда привозит товар. Вы сверяете УПД с реальной поставкой. Если УПД совпадает с поставкой, вы подписываете его, а если расходится — отказываетесь и возвращаете поставщику на доработку. Когда вы подписываете УПД, «Честный знак» получает оповещение, что товар перешёл от поставщика к вам. Подписывать УПД обязательно — иначе поставщик не отгрузит товар.
Документооборот по маркировке происходит в электронном виде. Вы получаете УПД в личном кабинете оператора электронного документооборота (ЭДО) и подписываете усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
УПД можно подписывать в личном кабинете Эвотора. Это удобно, если вы ведёте товарный учёт: когда вы подпишите УПД, Эвотор сам обновит остатки товаров — не нужно делать этого вручную. А если у вас несколько операторов ЭДО, вы будете принимать документы ото всех в одном месте — не нужно ходить по разным личным кабинетам.
Список операторов ЭДО, с которыми работает Эвотор
Чтобы работать с УПД, откройте «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)». Он появится, как только вы установите на Эвотор приложение «ЭДО» (или «Маркировка», если вы торгуете маркированными товарами).
Читайте также: Как подписывать документы от поставщика на Эвоторе
Что нужно для начала
Чтобы получать новые УПД, подписывать их или аннулировать, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
УКЭП можно подключить либо к компьютеру, с которого вы будете заходить в личный кабинет, либо к Эвотору — тогда личный кабинет будет обращаться за подписью к смарт-терминалу. Кроме того, вы можете подписывать документы через мобильное приложение личного кабинета с телефона или планшета — тогда подпись нужно подключить к Эвотору.
В зависимости от того, какая у вас подпись и как будете с ней работать, вам понадобятся дополнительные программы — «Крипто Про» CSP 5.0, расширение «Крипто Про» для браузера и плагин «Крипто Про» для работы с УКЭП в браузере, либо приложение «Лицензия Крипто Про» на Эвотор.
Подробнее: Как выбрать подпись для маркировки и дополнительные программы
Если у вас уже есть учётная запись одного из операторов ЭДО, используйте для работы с маркировкой ту подпись, с которой вы регистрировали учётную запись. Если для маркировки вы оформляли новую подпись, её надо привязать к учётной записи.
Привязать новую подпись к оператору ЭДО
Прежде чем подписывать документы, заполните информацию о подписанте. Если будете подключать подпись к компьютеру, введите информацию в Личный кабинет → Документы (ЭДО) → Настройки ЭДО. Если будете подключать подпись к Эвотору, сделайте это в приложении «ЭДО». Зайдите в ЭДО → Настройки → Информация о подписанте.
Подробнее: Как ввести информацию о подписанте
Как получить новые документы
Авторизуйтесь в личном кабинете Эвотора по адресу: https://market.evotor.ru/store/auth/login. Откройте Личный кабинет → Документы.
Прежде чем работать с документами, обновите список. Это нужно делать в начале каждого сеанса работы.
Если в вашем личном кабинете с маркировкой работают несколько юридических лиц, выберите то, для которого хотите обновить список документов. Проверьте, что сертификат УКЭП соответствует юридическому лицу.
Если вы зарегистрированы в нескольких системах ЭДО, выберите оператора, от которого личный кабинет получит список документов. Получение документов от всех ЭДО одним обновлением не поддерживается.
Нажмите Обновить.
Подключите УКЭП к компьютеру. «Крипто Про» Уведомит, что сайт просит доступ к сертификату. Если у вас несколько сертификатов, личный кабинет сам выберет тот, с которым вы регистрировались в ЭДО.
Вы можете подписывать документы подписью, подключённой к Эвотору. Личный кабинет сам предложит использовать подпись на Эвоторе, если не найдёт подписи, подключённой к компьютеру. Нажмите Продолжить через ЭЦП на терминале. Если хотите, поставьте галочку Запомнить выбор.
Чтобы выбрать, куда подключать подпись, нажмите Настройки ЭДО. Включите или отключите тумблер По умолчанию подписывать обращения в ЭДО через ЭЦП на терминале.
Если подписываете документы подписью, подключённой к Эвотору, а в браузере включён плагин «Крипто Про», плагин будет запрашивать доступ к подписи, как будто она подключена к компьютеру. Нажмите Нет. Если не хотите видеть это окно, отключите плагин «Крипто Про».
Чтобы использовать подпись, подключённую к Эвотору, убедитесь, что Эвотор включён и подключён к сети, и что на него установлено приложение «Маркировка». Если личный кабинет не может найти подпись, проверьте на Эвоторе подключение к сети и Повторите попытку.
Как проверить и исправить подключение:
Если всё прошло хорошо, личный кабинет сообщит об успехе и зафиксирует дату и время последнего обновления. Если у вас есть новые документы, они появятся в списке.
Если обновление закончится с ошибкой, личный кабинет объяснит, что именно пошло не так и как это можно исправить.
Статусы документа
- Новый — документ только что пришёл от поставщика. Вы не открывали его.
- Не подписан — вы открывали документ, но не подписали его.
- Ожидает ответа от оператора ЭДО — вы отправили подпись оператору ЭДО, но он её ещё не обработал.
- Подписан — вы подписали документ. В «Честный знак» уйдёт отчёт о том, что поставщик передал вам товары.
- Ожидает аннулирования — поставщик отправил вам запрос на аннулирование документа подтвердите его или откажитесь.
- Запрос на аннулирование — вы отправили поставщику запрос на аннулирование документа. Поставщик ещё не ответил.
- Аннулирован — вы аннулировали документ.
- Отказано — поставщик отказал в аннулировании документа.
Как подписать документ
Открыв любой документ, вы увидите его номер, дату, информацию о поставщике, список товаров.
Здесь же можно сверить документ с фактической поставкой. Проводить сверку необязательно, но рекомендуем сделать это. Подписанные документы уйдут в «Честный знак», и вы будете отвечать за все товары, которые получили по бумагам.
Эвотор, пока, не умеет указывать в документе дату поступления, отличную от даты подписания. Если нужно указать дату принятия документа задним числом, выполните подписание через личный кабинет оператора ЭДО, указав необходимую дату.
Нажмите «Подписать».
Подписывать можно документы в статусе Новый и Не подписан. Статус Не подписан получают документы, подписание которых завершилось ошибкой, и теперь их нужно подписать заново.
Если вы используете УКЭП, подключенную к компьютеру, «Крипто Про» уведомит вас об использовании сертификата. Сертификат должен быть выбран тот, с которым вы регистрировались у оператора ЭДО, иначе подписание закончится ошибкой.
Если вы не проводили сверку, личный кабинет попросит подтвердить доверительное подписание. Нажмите Подписать.
Готово! Вы подписали документ!
Как аннулировать документ
Аннулирование — это полная отмена документа. Аннулировать можно документы в статусах «Новый», «На подписании», «Не подписан» или «Подписан». Поставщик должен будет создать новый исправленный документ и отправить его вам. Для аннулирования документов тоже нужна УКЭП.
Если необходимо только изменить некоторые позиции в документе, а не отменить его полностью, можно запросить поставщика отправить вам универсальный корректировочный документ (УКД).
Подробнее: как подписать корректировочные документы в личном кабинете
Оператор «Платформа ЭДО» не поддерживает аннулирование документов через личный кабинет Эвотора. Отклонить документ вы можете в личном кабинете оператора.
Откройте документ. Нажмите Отклонить.
Напишите сообщение поставщику с объяснением причин аннулирования. Нажмите Аннулировать.
Документ примет статус «Ожидает аннулирования». Поставщик может либо подтвердить ваш запрос, либо отклонить его. В первом случае документ получит статус «Аннулирован», во втором — «Отказано в аннулировании».
Поставщик может прислать запрос на аннулирование вам. Он тоже должен указать причину. Документ с таким запросом получит статус «Запрос на аннулирование». Вы тоже можете подтвердить запрос или отклонить его.
Готово! Вы аннулировали документ.
Как сверить поставку
Проводить сверку не обязательно, но желательно, особенно если торгуете маркированными товарами. Подписывая УПД с кодами маркировки, вы отчитываетесь в «Честный знак», что получили все товары из УПД.
Чтобы провести сверку, подключите к компьютеру 2D-сканер через любой USB-порт.
Для проведения сверки в личном кабинете сканер должен работать в режиме эмуляции клавиатуры. Большинство сканеров находятся в таком режиме по умолчанию. Кроме того, в системе должен быть выбран английский язык раскладки клавиатуры.
Если в УПД указаны коды маркировки, начните сканировать их.
Если марки нет в УПД, личный кабинет сообщит об этом.
Если марки нет в УПД или после сверки остались неотсканированные товары, обратитесь к поставщику. Когда сверите все товары, личный кабинет предложит подписать документ.
Если в УПД указаны штрихкоды, отсканируйте штрихкод товара. Далее можете либо ввести количество товара вручную, либо отсканировать штрихкод столько раз, сколько единиц товара имеется в поставке.
Если в УПД указаны коды маркировки, а вы сканируете штрихкод, личный кабинет не позволит провести сверку по штрихкоду, а потребует код маркировки.
Когда сверите поставку и подпишете УПД, личный кабинет предложит принять товары на баланс.
При подтверждении создания поступления, вы будете перенаправлены в интерфейс товароучетного приложения. Оно свяжет товары из УПД с позициями из номенклатуры в вашей базе, создаст новые позиции, если нужно, и обновит остатки.
Чтобы управлять товарами, перейдите в Личный кабинет → Товарный учёт.
Готово! Вы сверили документ с поставкой!